Selecteer een pagina

Ben je op zoek naar een goed boekingssysteem voor WordPress? Bekijk dan eens de mogelijkheden van de plugin Amelia.

Maak jij voor jouw bedrijf vaak afspraken? Ben je bijvoorbeeld coach, kapper, schoonheidsspecialist of geef je sporttraining? En is het bij jou al mogelijk om afspaken via je website te maken?

Tegenwoordig vind ik het vrij noodzakelijk dat het maken van afspraken online kan. Ik merk het ook aan mezelf: toen ik een tandarts uitzocht, wilde ik per se een tandarts waar ik online een afspraak kon maken. Het maken van online afspraken gaat ook een stuk makkelijker: als klant kun je rustig kijken wanneer je kan. En als je een eigen bedrijf hebt scheelt het je tijd: je hoeft niet met elke klant die een afspraak wil maken te bellen!

Tijd voor een boekingssysteem

Nou, genoeg voordelen dus. Tijd voor een boekingssysteem! Maar, hoe doe je dat dan?

Simpel gesteld heb je twee mogelijkheden: je maakt gebruik van een ander bedrijf of van je eigen website. Met een ander bedrijf bedoel ik zoiets als Salonized of Treatwell: software voor salons. Je krijgt dan een aparte website waar mensen hun afspraak kunnen maken. Op je eigen website zou je dan een button moeten maken en mensen door moeten sturen naar die website om een afspraak te maken.

Het nadeel daarvan is dus dat het niet via jouw eigen website gaat. Als je het boekingssysteem wel daadwerkelijk in je website wil, is dat goed mogelijk. Voor WordPress zijn er meerdere systemen om afspraken te maken. Klanten hoeven dan niet van jouw website af om een afspraak te maken en alles past binnen jouw huisstijl.

Voor een klant was ik op zoek naar een boekingsplugin en nadat ik veel systemen had vergeleken, kwam ik uit op de plugin Amelia. In deze blogpost lees je meer over deze plugin en welke functies er met dit systeem mogelijk zijn.

  1. Wat kun je met de Amelia plugin?
  2. De drie lay-outs
  3. Hoe stel je de plugin in?
  4. Voordelen van de Amelia plugin
  5. Nadelen van de Amelia plugin
  6. Hoeveel kost de plugin?

1. Wat kun je met de Amelia plugin?

Amelia is een boekingssysteem voor WordPress. Klanten kunnen via de plugin kijken wanneer jij nog plek hebt en een afspraak maken. In WordPress kun je vervolgens een kalender zien met alle gemaakte afspraken. Er zijn ontzettend veel mogelijkheden met de plugin. Dit zijn de belangrijkste functies:

  • Het is mogelijk om meerdere locaties in te vullen
  • Alle werknemers kunnen zelf inloggen en hun eigen kalender beheren
  • Je kunt custom fields bij het boekingsproces in te stellen. Je kunt dus extra vragen stellen aan klanten als ze een afspraak maken
  • Je kunt het boekingsssyteem synchroniseren met je eigen agenda in Google Calendar
  • Afspraken hebben een minimum en maximum capacity. Hierdoor kun je het bijvoorbeeld ook voor een sportschool gebruiken: dan kun je invullen dat minimaal 3 en maximaal 8 personen de les kunnen volgen
  • Je kunt algemene werktijden, aparte werktijden (en pauzes) voor werknemers en vrije dagen instellen

2. De drie lay-outs

Bij Amelia kun je aan de voorkant gebruik maken van drie soorten lay-outs: de booking search view, de services catalog view en de step-by-step booking wizard view.

Booking search view

De booking search view kun je gebruiken als je wil dat je klanten de mogelijkheid hebben om de goede afspraak te zoeken door gebruik te maken van filters. Klanten kunnen filteren op datum, tijd, soorten behandeling, locatie en medewerkers. Deze filters staan allemaal aan de linkerkant. Nadat alle gewenste filters zijn ingevuld, blijven de mogelijke afspraken in het midden staan.

 

Services catalog view

Bij de services catalog view worden de verschillende afspraken weergegeven als een catalogus. Klanten kunnen vervolgens klikken op welke categorie en welke soort afspraak ze willen. Daarna krijgen ze de mogelijke data en tijden.

 

Step-by-step booking wizard view

De booking wizard is de meest klassieke lay-out van de drie. Aan de hand van een aantal stappen wordt het mogelijk gemaakt om een afspraak te maken. Eerst moet de klant de soort afspraak, de locatie en de medewerker aangeven. Daarna worden de mogelijke dagen en tijden getoond.

 

3. Hoe stel je de plugin in?

Het instellen van de plugin spreekt erg voor zich. Als je de plugin gekocht en geïnstalleerd hebt, krijg je in je WordPress dashboard een kopje ‘Amelia’ met verschillende opties daaronder. Hieronder lees je welke instellingen je bij welk kopje kunt veranderen:

Settings

Bij Settings stel je de algemene instellingen in voor het hele bedrijf. Hier kies je de Default Time Slot Step en geef je aan op welke dagen je open bent. Hier stel je alles in zodat je e-mails kunt sturen vanuit de plugin met de afspraakbevestiging én kun je Amelia koppelen met Google Calendar.

Customize

Hier bepaal je de kleuren van het boekingssysteem en kun je custom fields instellen.

Email Notifications

Hier kun je bepalen wat voor e-mails jouw klanten moeten krijgen als ze een afspraak hebben gemaakt.

Finance

Mocht je betalingen ontvangen via de Amelia Plugin (met Stripe of PayPal), dan kun je hier de betalingen vinden.

Customers

Een overzicht van alle klanten die een keer een afspraak hebben gemaakt.

Locations

Heb je meerdere locaties? Bij locations kun je alle locaties opgeven.

Services

Bij services kun je alle behandelingen of afspraken die je aanbiedt invullen. Je kunt verschillende categorieën maken. Per behandeling kun je verschillende opties invullen: de duur, prijs, buffer time, capaciteit (hoeveel personen) en welke werknemers deze behandeling doen.

 

Employees

Je kunt de instellingen van alle werknemers veranderen bij employees. Werknemers hebben een aparte werktijd, pauzes en vrije dagen. Op deze plek kun je ook aangeven welke behandelingen de werknemers doen.

Appointments

Bij appointments vind je alle afspraken terug in een lijst.

Calendar

Bij calendar kun je ook alle afspraken zien, maar dan in de vorm van een (heel verrassend) kalender.

 

4. Voordelen van de Amelia plugin

  • De interface voor klanten is gebruiksvriendelijk. Andere plugins (zoals Bookly) hebben veel stappen, waardoor klanten nog wel eens halverwege afhaken. Met de Amelia plugin heeft een klant in een paar stappen snel een afspraak gemaakt.
  • Je hebt de keuze uit drie lay-outs, voor jouw bedrijf zit er ongetwijfeld een goede lay-out tussen.
  • Het is mogelijk om meerdere locaties te hebben. Niet alle plugins hebben deze mogelijkheid
  • Werknemers kunnen ook inloggen en hun eigen agenda beheren.
  • Het is mogelijk om custom fields toe te voegen aan het boekingsproces.
  • Er zijn geen aparte add-ons. Je koopt de plugin en hebt direct toegang tot alle functies. Hierdoor is de plugin een stuk goedkoper dan vergelijkbare plugins.

5. Nadelen van de Amelia plugin

  • De plugin is in het Engels. Mocht je de plugin bijvoorbeeld in het Nederlands willen, dan zul je ‘m zelf moeten vertalen.
  • Bij de instellingen kies je een Default Time Slot Step. Stel je kiest 30 minuten als je Default Time Slot Step. Je kunt dan behandelingen maken van bijvoorbeeld 30 minuten, 60 minuten en 90 minuten. Maar het lukt niet om een behandeling te maken van 20 minuten.
  • Je kunt ‘vrije dagen’ opgeven, dus dagen waarop mensen geen afspraak kunnen maken. Het is alleen niet mogelijk om weer te geven dat je een halve dag vrij neemt of bijvoorbeeld twee uur eerder dicht gaat. Nu is dat op te lossen door zelf afspraken in de kalender te zetten op die tijd, maar het was fijner geweest als je de vrije dagen preciezer kon invullen.
  • Je kunt de kleuren van het boekingsformulier aanpassen, maar het design verder niet. Voor mij geen probleem (ik vind het boekingsformulier er goed uitzien), maar wel iets waar je rekening mee moet houden.

6. Hoeveel kost de plugin?

De plugin kost eenmalig 59 dollar. Dan heb je ook toegang tot toekomstige updates van de plugin en 6 maanden ondersteuning.

Ik vind het een goede prijs. Ik zou zeker investeren in een goede plugin voor een boekingssysteem: het is een belangrijk onderdeel van je bedrijf en klanten moeten geen problemen ondervinden met het boeken van afspraken.

Het gebruiken van gratis plugins voor het boeken van afspraken raad ik dan ook af: vaak hebben dit soort plugins veel limitaties. Het is dan bijvoorbeeld niet mogelijk om meer dan 100 afspraken te maken of je hebt niet toegang tot alle functies.

Als je eenmaal een boekingssysteem hebt gekozen, kan het best lastig zijn om te wisselen van systeem, zeker als je al veel klanten en afspraken hebt die over moeten worden gezet. Ik zou daarom als je begint niet besparen op een boekingssysteem. Bovendien valt de prijs erg mee!

Meer zien?

Wil je zelf eens zien hoe de plugin werkt? Op de website van Amelia zijn er verschillende demo’s te vinden. Je kunt bekijken hoe de plugin er aan de voorkant voor klanten uitziet, maar je kunt ook inloggen en kijken hoe het werkt vanaf het WordPress dashboard.

Heb je nog vragen of opmerkingen over de plugin? Laat dan een reactie achter of neem contact met mij op!




Iets aan gehad?

Become a Patron!