Als ondernemer wil je waarschijnlijk zonder te veel gedoe je uren bijhouden. En als je voor een klant een aantal uur hebt gewerkt, wil je dat ook zonder te veel gedoe kunnen factureren. Welk systeem gebruik je daarvoor? Een ouderwetse stopwatch, of toch wat anders? Zelf gebruik ik sinds kort Nanda en daar ben ik zo blij mee, dat ik ‘m met je wil delen!

Waarom je uren bijhouden?

Natuurlijk houd je je uren bij als je met een klant hebt afgesproken dat je per uur factureert. Maar ook als je dat niet doet, is het verstandig om bij te houden hoe lang je met verschillende taken bezig bent. Als je bepaalde projecten vaker doet, kun je daardoor een precieze inschatting maken van hoe lang je ermee bezig bent.

Maar ook voor jezelf is het handig om te weten hoe veel uur je werkt: zo kun je aan het eind van het jaar precies zien hoeveel uur je in je eigen ondernemeing hebt gestopt!

Met welk programma je uren bijhouden?

Veel ondernemers gebruiken Toggl voor het bijhouden van hun uren. Toggl is een gratis time tracking software. Ook ik heb lang (langer dan een jaar) gebruik gemaakt van Toggl. Het werkt ook goed: je kunt verschillende projecten aanmaken en rapporten exporteren, waardoor je kunt inzien hoe lang je aan een bepaald project hebt gewerkt.

Toch liep ik met Toggl tegen een paar problemen aan. Het overzetten van mijn urenregistratie naar een factuur ging niet snel genoeg. Dat moest ik namelijk handmatig doen. Het liefste wilde ik voor alle geregistreerde tijden een aparte regel op mijn factuur, maar dan ben je ontzettend lang bezig.

Verder vergat ik de timer van Toggl vaak aan en uit te zetten, waardoor ik registraties vergat mee te tellen. Dat is überhaupt zonde, zeker als je per uur factureert.

Uren registreren met Nanda

Als boekhoudsysteem maak ik gebruik van Moneybird. Moneybird kun je weer koppelen aan de urenregistratie van Nanda, dus zo kwam ik bij Nanda terecht.

In Nanda kun je gemakkelijk urenregistraties selecteren en doorsturen naar Moneybird. In Moneybird staat vervolgens een factuur in de concepten met daarin alle tijdregistraties die je hebt geselecteerd. In Nanda kun je al een klant kiezen, dus alle informatie van die klant staat al netjes op de factuur. Elke tijdsregistratie staat apart op een regel. Alle informatie staat erbij: van wanneer de registratie was, hoe laat en hoe lang en welke beschrijving je erbij hebt gegeven.

Per klant kun je een uurtarief instellen, dus er wordt per klant automatisch berekend welk bedrag er op de factuur komt te staan. Dat scheelt mij veel tijd: zo hoef ik niet meer te berekenen wat het kost als ik 3 uur en 23 minuten voor een klant heb gewerkt.

Mocht je niet-facturabele uren willen registereren, dan kan dat ook. Je kunt per tijdsregistratie aangeven of het facturabel is of niet.

In Nanda zelf heb je vervolgens ook een mooi overzicht van al je registraties: je kunt zien welke registraties je hebt staan voor welke klant, of die registratie facturabel is of niet, voor welk bedrag je aan registraties hebt en of bepaalde registraties al gefactureerd zijn of niet.

De timer van Nanda zelf is ook anders dan andere timers. Nanda maakt namelijk niet gebruik van een timer die je aan of uit moet zetten: de timer gaat vanzelf lopen als je de website opent. Je kunt dus niet vergeten om de timer aan te zetten: als je ‘s ochtends voordat je begint met werken de website van Nanda opent, gaat de timer direct lopen. Als je de verlopen tijd vervolgens een beschrijving en klant meegeeft, kun je ‘m opslaan en gaat de tijd weer opnieuw lopen.

Wat vind ik ervan?

Ik heb een aantal maanden getwijfeld of ik van Toggl over zou stappen naar Nanda. Toggl is gratis, Nanda kost geld (€5 per maand). En ja, hoe veel werk kost het nou écht om alle registraties in Toggl te bekijken en facturen te maken?

Toen ik eenmaal met Nanda was begonnen, vond ik het een verademing. In eerste instantie wilde ik het alleen vanwege de koppeling met Moneybird: het leek me ideaal om direct een factuur te kunnen maken van mijn tijdsregistraties.

Maar ook de andere functies van Nanda bleken superhandig te zijn: het is fijn om een duidelijk overzicht te hebben van al je registraties en in één blik te kunnen zien welke registraties je nog moet factureren. Ook werkt de timer van Nanda zelf een stuk beter dan die van Toggl: omdat de timer van Nanda vanzelf gaat lopen, registreer ik preciezer. Ik hoef geen timer zelf aan of uit te zetten, dus dat kan ik ook niet vergeten.

Maak jij ook gebruik van een time tracking software? En zo ja, welke?




Iets aan gehad?

Become a Patron!